Аудит бумажной документации
Аудит бумажной документации проводится с целью получить объективную оценку состояния делопроизводства, скорректировать внутренние процессы и выявить потенциал оптимизации ресурсов компании в виде сокращения рабочего времени сотрудников, занятых в процессах ведения документооборота
АУДИТ бумажной документации
Целесообразность аудита документации
При проверке следует обратить внимание на существующие схемы, правила документооборота, а также делопроизводственные процессы, в таких ситуациях, как:
-
оформление трудоустройства;
-
оформление и движение документации производственной деятельности (например, путевые листы, заказ наряды, товарно-транспортные накладные, акты приёма -передач и др.);
-
ведение контроля и учёта деятельности в существующих на предприятиях системах учёта;
Состав и порядок проведения аудита бумажной документациии
1. Диагностика
-
Интервью с собственниками бизнеса с целью выяснения актуальных потребностей и целей аудита;
-
Определение объекта аудита
3. Что зависит от Клиента
-
Предоставить описание основного бизнес-процесса, должностные инструкции на каждого сотрудника, информации о взаимодействии с другим персоналом компании;
-
От компании Клиента потребуется команда экспертов, с распределением зоны ответственности каждого из них, которая понимает, как работает бизнес и знает всю внутреннюю «кухню»;
5. Что получает Клиент
-
Готовый отчет для руководителя по описанной сотрудником должности и своих функций в компании., устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность;
-
Виденье насколько понимание сотрудника совпадает с реальным пониманием собственника бизнеса о данной должности
-
Объективную информацию о реальном положении дел в кадровой политике предприятия, позволяющую укрепить трудовую дисциплину, позаботиться о соблюдении прав своих сотрудников.
2. Формирование программы аудита
-
Утверждение плана аудита, перечня документации для для изучения, установление сроков и стоимости аудита;
-
Определение организационной структуры предприятия и действующей системы учёта ведения документооборота,;
4. Анализ
Проведение анализа полученной в результате исследования бумажной документации и действующей на предприятии системы учёта ведения документооборота, включая:
-
должностные инструкции,, приказы, регламенты, распоряжения;
-
документация кадрового учёта